Jornada
de trabajo
La jornada de trabajo del trabajador está formada por el número de horas que el
trabajador está obligado a trabajar efectivamente. No se debe confundir con el concepto
de horario de trabajo, la jornada representa el número de
horas que el trabajador debe prestar su servicio, mientras que el horario fija
la hora de entrada y la salida. Entre horario y jornada prevalece la
jornada, puesto que el salario que fija el contrato viene determinado por el
número de horas que se trabaja.1 2
Si el horario establecido impidiera que se pudiera realizar la jornada
completa, el empresario podrá imponer el cumplimiento íntegro de la jornada
Trabajo
extra o suplementario
El
trabajo extra o trabajo suplementario como también se le conoce, se refiere a
las horas de trabajo adicionales a la jornada laboral ordinaria pactada entre las partes.
Si
las partes acordaron una jornada diaria de 8 horas y se trabajan 9 horas, una
de ellas será extra, o trabajo suplementario. Si se pactó una jornada de 7
horas y se trabajaron 9, dos de ellas son extras.
Es
importante anotar que la jornada que se toma como referencia para determinar si
existe trabajo extra o suplementario, es la pactada entre las partes, que bien
puede ser la máxima legal o una menor, como en el caso de los trabajos a medio
tiempo (Consulte: Horas extras en jornadas demedio tiempo).
Es
importante considerar también que hay eventos en que se trabajan más de las
horas pactadas y no se configura el trabajo extra debido a que las partes han
aplicado lo dispuesto por el literal de artículo del artículo 161 del código sustantivo del trabajo:
El
empleador y el trabajador podrán acordar que la jornada semanal de cuarenta y
ocho (48) horas se realice mediante jornadas diarias flexibles de trabajo,
distribuidas en máximo seis días a la semana con un día de descanso
obligatorio, que podrá coincidir con el domingo. En este, el número de horas de
trabajo diario podrá repartirse de manera variable durante la respectiva semana
y podrá ser de mínimo cuatro (4) horas continuas y hasta diez (10) horas
diarias sin lugar a ningún recargo por trabajo suplementario, cuando el número
de horas de trabajo no exceda el promedio de cuarenta y ocho (48) horas
semanales dentro de la jornada ordinaria de 6 a.m. a 10 p.m.
El
trabajo extra, o suplementario, o las horas extras, según se le quieran llamar,
tienen un recargo dependiendo de si se da en una jornada diurna, nocturna,
dominical o festiva.
El
artículo 168 del código sustantivo del trabajo dice que si el trabajo
extra se da en la jornada diurna, el recargo será del 25% y si se da en la
jornada nocturna, el recargo será del 75%. La jornada diurna va desde las 6 de
la mañana hasta las 10 de la noche, y la jornada nocturna va desde las 10 de la
noche hasta las 6 de la mañana.
Ahora,
si el trabajo extra diurno o nocturno se da en un día dominical o festivo, el recargo
que le corresponde a esos días se suma al recargo por ser trabajo extra.
En
resumen se tiene:
·
Trabajo extra diurno: 25%
·
Trabajo extra nocturno: 75%
·
Trabajo extra diurno en dominical o festivo: 25% + 75% = 100%
·
Trabajo extra nocturno en dominical o festivo: 75% + 75% =
15%
El trabajo dominical o festivo es remunerado con un recargo
del 75% según lo establece el artículo 179 del código sustantivo del trabajo.
Cuando
se habla de recargo, significa que al valor ordinario de la hora se le suma el
recargo respectivo. Ejemplo: si la hora ordinaria vale $10.000, la hora
extra diurnavaldrá 10.000 + el 25% de esos 10.000: 10.000x1.25, esto
es, 12.500.
COMO SE
CAUSA UNA NOMINA
La nómina
es un documento en el que un empleador relaciona salarios, deducciones, valor
neto pagado, aportes parafiscales y apropiaciones de los trabajadores que han
laborado en un periodo determinado, ya sea por semana, decada, quincena o mes.
VALOR DEVENGADO
Está constituido por las sumas que el empleador paga al trabajador, de acuerdo con la legislación laboral, y está formado por los distintos conceptos que constituyen salario.
SALARIO:
Constituye salario no solo la remuneración ordinaria, fija o variable, el trabajo suplementario, o de horas extras, el trabajo en días de descanso obligatorio y el porcentaje sobre ventas y comisiones, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa al servicio, cualquiera sea la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos y bonificaciones habituales, salvo que entre el empleador y el trabajador hayan acordado considerarlas no constitutivas de salario. (Art. 127 CST).
DEDUCCIONES:
Igualmente el empleador está autorizado para deducir por nómina los aportes de los trabajadores para salud (eps), pensiones (fondo de pensiones), retención en la fuente y embargos. Además, previa autorización escrita del trabajador, puede descontar cuotas voluntarias para sindicatos, fondos, cooperativas, préstamos bancarios, libranzas y otros.
Igualmente el empleador está autorizado para deducir por nómina los aportes de los trabajadores para salud (eps), pensiones (fondo de pensiones), retención en la fuente y embargos. Además, previa autorización escrita del trabajador, puede descontar cuotas voluntarias para sindicatos, fondos, cooperativas, préstamos bancarios, libranzas y otros.
NETO PAGADO
Una vez calculados los ingresos devengados y las deducciones, el empleador determina la nómina mensual por pagar a sus trabajadores.
A continuación encontrarás un modelo de liquidación de nómina, tu puedes adicionarle nuevos empleados, además puedes incluir nuevas columnas para diferentes deducciones, estoy segura que te servirá de guía para elaborar una nómina, igualmente en la parte inferior encontrarás como se contabiliza la nómina, al ser solamente un modelo, depende de la nómina que tu elabores puedes adicionarles nuevas partidas tanto en el devengado como en la deducción.
Quiero aclararte que en el ejemplo de la contabilización de la nómina el neto se acredita a Bancos, tu puedes acreditar a Bancos o también lo puedes acreditar a la cuenta 2505 (Nóminas por pagar), en este caso cuando elabores el pago en el comprobante de egreso debitas a esta cuenta y acreditas a Banco.
CUÁNTO
SE LE DESCUENTA AL EMPLEADO POR SALUD
Salud: El trabajador debe
estar afiliado al sistema de salud. La cotización por salud que corresponde al
12.5% de la base del aporte, se hace en conjunto con la empresa. Ésta última
aporta el 8.5%, y el empleado debe aportar el 4% restante. Ese 4% es el valor
que se debe descontar (deducir) del total devengado a cargo del empleado. El
aporte de salud es responsabilidad de la empresa, quien debe pagar el
respectivo aporte, tanto el valor que le corresponde a ella, como el valor que
le corresponde al empleado. Es por eso que se le deduce de la nómina al
empleado este valor, puesto que el empleado no puede cobrar la totalidad de la
nómina, y luego ir al otro día a consignar lo que le corresponde por salud,
sino que es la empresa la que consigna la totalidad del aporte (12.5%).
|
|
CONCEPTO
|
Cantidad
|
COP$
|
|
|
Salario Mínimo Legal para el
2013
|
100%
|
589.500
|
|
+
|
Contribución al sistema general
de pensiones
|
12%*
|
70.800
|
|
+
|
Contribución al sistema general
de seguridad social en salud
|
8.5%**
|
50.200
|
|
+
|
Contribución al sistema general
de riesgos profesionales***
|
0.52%
|
3.100
|
|
+
|
Subsidio de Transporte para el
año 2013
|
-
|
70.500
|
|
+
|
Subsidio Familiar (3% ICBF, 2%
SENA, 4% Cajas de Compensación)
|
9.0%
|
53.100
|
|
=
|
Costo Total mensual (Salario
más seguridad social)
|
-
|
837.200
|
|
x12=
|
Costo Total anual (Salario más
seguridad social)
|
-
|
10.046.400
|
|
+
|
Total Anual Prima de Servicios
(1/2 salario incluyendo subsidio de tte.x cada semestre)
|
|
660.300
|
|
+
|
Total Anual Cesantías (1
salario más intereses de 12% anuales)****
|
|
710.864
|
|
+
|
Vacaciones remuneradas (15
días)
|
50%
|
294.750
|
|
=
|
TOTAL ANUAL
|
|
11.712.314
|
|
/12=
|
TOTAL MENSUAL
|
|
976.026
|
|
/30=
|
TOTAL DIARIO
|
|
32.534
|
|
/8=
|
TOTAL HORA
|
|
4.067
|
CUÁNTO
SE LE DESCUENTA AL EMPLEADO POR SU PENSION
Pensión: El trabajador también
debe estar afiliado al sistema de pensiones. La cotización por pensión está a
cargo tanto de la empresa como del empleado. Del total del aporte (16%) , la
empresa aporta el 75% (12%) y el trabajador aporta el restante 25%
(4%). Como el trabajador debe aportar un 4% por concepto de pensión,
este valor se le descuenta (deduce) del valor devengado en el respectivo
periodo (mes o quincena). El tratamiento de esta deducción es igual al
tratamiento de la deducción por salud, es decir, la empresa es la que hace el
pago total incluyendo lo que le corresponde al trabajador.
QUÉ
OTROS DESCUENTOS SE LE PRACTICAN AL TRABAJADOR
Estos descuentos
deben estar autorizados, ya sea por expresa disposición de la ley, por
mandamiento de un juez competente, o por autorización escrita del trabajador.
Respecto a los
descuentos de ley como los pagos a seguridad social que le corresponden
al trabajador, o a los ordenados por un juez, no hay ningún problema, por lo
que la empresa no sólo puede, sino que debe hacer esos descuentos.
No sucede lo mismo
cuando se trata de los descuentos autorizados o solicitados por el trabajador,
caso en el cual debe mediar autorización expresa y por escrito por parte del trabajador.
La empresa o el
empleador no puede arriesgarse a realizar un descuento con base a una
autorización verbal del trabajador, puesto que el trabajador posteriormente
podrá alegar la ilegalidad de ese descuento, y la empresa no tendrá los
elementos de prueba suficiente para respaldar la legalidad de los descuentos
aplicados al trabajador.
Recordemos que la ley
[art. 149 del código sustantivo del trabajo] prohíbe de forma expresa y
contundente al empleador realizar descuentos sin la autorización suscrita por
el trabajador, o sin mandamiento judicial, por lo que la empresa debe descontar
sólo aquellos valores procedentes, y en caso de no estar contemplados por ley o
por orden judicial, debe asegurarse de tener los documentos en los que se
prueba indiscutiblemente la voluntad y autorización del trabajador.
No es nada
recomendable enfrentar una reclamación judicial sin los elementos de prueba
suficientes, y en estos casos, es mejor evitar depender de testigos o de la
simple palabra de alguien, entre otras cosas porque la ley es clara en afirmar
que el descuento de nómina sólo procede si media orden suscrita por el
trabajador, es decir, una autorización por escrito.
¿QUE
SON DEDUCCIONES?
Es común recibir
inquietudes de los usuarios respecto a las apropiaciones y las deducciones de Nómina, por lo en éste
documento se tratará de dejar claro en que consisten las deducciones de nómina
y cuales son. Posteriormente se tratará el tema de las Apropiaciones de nómina.
Se puede decir que la
Nómina se divide en tres secciones: Devengado, Deducciones y Apropiaciones.
Pues bien, el
devengado corresponde a todos los conceptos por los que un empleado recibe una
remuneración, como son el Salario, horas
extras,comisiones, Auxilio
de transporte,
recargos nocturnos y diurnos, etc. La sumatoria de estos valores conforma lo
que se llama total devengado, que
es la totalidad de los ingresos que recibe un empleado como remuneración por su
trabajo.
Una vez determinado
el valor total que un trabajador ha ganado en una quincenao en un mes, se procede a restar los
conceptos que por obligación el empleado debe pagar, ya sea a la empresa o a
terceros.
Estos conceptos se
calculan en la respectiva Liquidación de la nómina.
Entre los principales
conceptos que pueden estar a cargo de un trabajador, y que por consiguiente se
debe descontar (deducir) del total devengado, tenemos:
Salud: El trabajador debe
estar afiliado al sistema de salud. La cotización por salud que corresponde al
12.5% de la base del aporte, se hace en conjunto con la empresa. Ésta última
aporta el 8.5%, y el empleado debe aportar el 4% restante. Ese 4% es el valor
que se debe descontar (deducir) del total devengado a cargo del empleado. El
aporte de salud es responsabilidad de la empresa, quien debe pagar el
respectivo aporte, tanto el valor que le corresponde a ella, como el valor que
le corresponde al empleado. Es por eso que se le deduce de la nómina al
empleado este valor, puesto que el empleado no puede cobrar la totalidad de la
nómina, y luego ir al otro día a consignar lo que le corresponde por salud,
sino que es la empresa la que consigna la totalidad del aporte (12.5%).
Pensión: El trabajador también
debe estar afiliado al sistema de pensiones. La cotización por pensión está a
cargo tanto de la empresa como del empleado. Del total del aporte (16%) , la
empresa aporta el 75% (12%) y el trabajador aporta el restante 25%
(4%). Como el trabajador debe aportar un 4% por concepto de pensión,
este valor se le descuenta (deduce) del valor devengado en el respectivo
periodo (mes o quincena). El tratamiento de esta deducción es igual al
tratamiento de la deducción por salud, es decir, la empresa es la que hace el
pago total incluyendo lo que le corresponde al trabajador.
Fondo de solidaridad
pensional:
Todo trabajador que devengue un sueldo que sea igual o superior a 4 salarios
mininos, debe aportar un 1% al Fondo
de solidaridad pensional. Al igual que los conceptos anteriores, éste concepto se
resta (deduce) del total devengado del trabajador.
Cuotas sindicales: Las cuotas que los
trabajadores sindicalizados deben aportar al sindicato al que estén afiliados,
y siempre que medie autorización del empleado, se pueden descontar o deducir de
la nómina del empleado. (Vea: Aspectos generales sobre los sindicatos).
Aportes a cooperativas: Las cuotas o aportes
que los empleados hagan a las cooperativas legalmente constituidas, pueden
también ser deducidas de la nómina del empleado.
Embargos judiciales: Los embargos
ordenados por autoridad judicial competente contra los empleados, deben ser
descontados de la nómina por la empresa y consignarlos en la cuenta que el juez
haya ordenado.
Cuotas de créditos a
entidades financieras: Las cuotas que el
empleado deba pagar a una entidad financiera, para la amortización de un
crédito que le haya sido otorgado, pueden también ser descontadas de la nómina
del empleado.
Deudas del empleado
con la empresa: Se pueden descontar
también de la nómina, el valor que se deba pagar por las obligaciones que el
empleado tenga con su empresa, como puede ser un crédito que ésta le haya
otorgado, o como compensación por algún perjuicio o detrimento económico que el
empleado le haya causado a la empresa.
Retención en la
fuente: Si hubiere lugar, la
empresa deberá calcular y retener al empleado el valor correspondiente a Retención
en la fuente por ingresos laborales. Este valor será declarado y consignado en
la respectiva declaración mensual de retención en la fuente.
Una vez realizadas
todas las deducciones, se obtiene el valor neto a pagar al empleado por
concepto de nómina. Ese es el valor que la empresa le debe consignar al
empleado al finalizar el mes o la quincena.
Una vez hecho el
cálculo de los diferentes conceptos, se procede entonces a la respectiva
Contabilización de la nómina.
Comentarios.
Importante: La empresa no puede
descontar o retener valor alguno del salario a un empleado sin el consentimiento
exprese del mismo, a no ser que medie orden judicial competente.
No sobra aclarar que
los conceptos aquí expuestos no son todos los que pueden existir, sólo son los
más comunes. Además, no todos son obligatorios, algunos empleados pueden que les
apliquen unos y otros no. Los únicos que son de obligatorio cumplimiento para
todos los empleados son los relacionados con la Seguridad social.
Respecto a los
aportes a la seguridad social, se ha hablado de unos porcentajes que se aplican
sobre una determinada base. Determinar con exactitud cual es la base sobre la
que se deben calcular los aportes a seguridad social, será un tema que se
tratará en una próxima entrega.
Aquí se ha expuesto
de una forma muy general los diferentes conceptos relacionados con las
deducciones de nómina. En los siguientes documentos se pueden conocer con mayor
profundidad cada uno de los conceptos expuestos aquí: Nómina, Prestaciones
sociales, Aportes parafiscales, Salario, Contrato de trabajo, Seguridad social,
Auxilio de transporte.
¿QUE ES EL TOTAL DEDUCIDO?
Salud: Corresponde al 4% del total devengado-aux.transporte.
Pension: Corresponde al 4% del total devengado-aux.transporte.
FSP: Corresponde al 1% del total devengado-aux.transporte.
Si gana mas de 4 salarios minimos.
Prestamo: Valor que se le descuenta mensual si es que hizo algun prestamo, depende del empleador.
Total deducido: Salud + Pension + FSP +Prestamo.
¿QUÉ ES
EL NETO A PAGAR?
La nómina está conformada
por tres partes a saber. El devengado, las deducciones y las apropiaciones.
El devengado, es el
valor total de ingresos que obtiene un empleado en el mes o en la quincena. Este valor está
compuesto por el salario
básico, horas
extras,
recargos diurnos y nocturnos, dominicales, festivos, comisiones, auxilio
de transporte,
etc.
Las deducciones son
los valores que se le descuenta de la nómina al trabajador. Entre estos valor
se tienen los aportes a salud y pensión que el corresponden al empleado. Las
libranzas, los embargos judiciales, fondo de solidaridad pensional cuando fuere
el caso, la retención en la fuente si hubiere lugar a ello, y cualquier otro
descuento autorizado por el empleado.
Debemos tener
claridad en el sentido que la empresa no puede descontar del sueldo del
empleado valores que no estén autorizados por el mismo trabajar, por ley o
autoridad judicial competente. Es común que algunas empresas, cuando un
trabajador le resulta un faltante, se lo descuenta al trabajador “por la
derecha” de sueldo, algo que la ley de forma enfática prohíbe si no se tiene la
autorización del empleado.
El resultado de
restar las deducciones al total devengado, es lo que conocemos como el neto a
pagar, que es lo que efectivamente recibe el trabajador.
Las apropiaciones,
son los valores que la empresa deba pagar, como es la salud y pensión en el
porcentaje que el corresponde, riesgos profesionales, los aportes parafiscales
(Sena, Cajas de compensación y el Instituto de bienestar familiar), las
prestaciones sociales (Prima de servicios, cesantías, intereses sobre cesantías, dotación, vacaciones).
Se llama
apropiaciones porque a diferencia del devengado que debe pagarse al finalizar
le mes, las apropiaciones se pagan en los primeros días del siguiente mes o un
año después dependiendo del concepto, por lo que se deben apropiar
(provisionar) para poder contar con los recursos suficientes a la hora de tener
que pagar esos valores.
Toda nómina está
conformada por estas tres partes, pero no en todas las nóminas se deben pagar
todos los conceptos mencionados aquí, puesto que algunos dependen de los monto
del ingreso del empelado como es el caso del fondo de solidaridad pensional y
la retención en la fuente, o los créditos porlibranza que no todos los
empleados lo tienen.
¿QUE ES
SALARIO INTEGRAL?
El salario integral
mínimo para el año 2013 es de 7.663.500
pesos luego que elsalario mínimo para
el año 2013 fuera fijado en 589.500 pesos mediante decreto 2738 de diciembre 28
de 2012.
El salario integral como mínimo debe ser
de 10 salarios mínimos mensuales más un componente prestaciones que como mínimo
debe ser del 30% del valor anterior, por lo que tenemos que el salario integral
no puede ser inferior a 13 salarios mínimos mensuales.
De esta forma el
salario integral para el 2013 es como mínimo:
·
Factor
salarial: $589.500
x 10 = $5.895.000
·
Factor
prestacional: $589.500 x 3 = $1.768.500
Por supuesto que la
composición de salario integral puede tener una proporción diferente a 70/30
siempre que el factor salarial no sea inferior a 10 salarios mínimos y el
factor prestacional no sea inferior al 30% del factor salarial, cualquiera que
sea este último.
